Zu meinen täglichen Werkzeugen gehört neben InDesign und Photoshop auch der Adobe Acrobat – am liebsten in Version 7 verwendet; ab und zu öffne ich auch noch die Version 5, welche ich mit ach und krach gerade noch auf meinem 10.6er-System installiert bekommen habe. (Wieso? Hier lässt sich doch tatsächlich noch der Text im PDF ändern!)
Höhere Versionen sind durch diverse CreativeSuite-Installation ebenso auf meine Festplatte gewandert, aber eigentlich war jede Version nach 7 nur ein komplettes Ärgernis ohne irgendwelche neuen für Mediengestalter relevanten Features – meistens fehlten eher einige Features der Vor-Version.

Im Folgenden möchte ich ein paar Kniffe teilen, die ich entweder öfters verwende oder so selten, dass es Zeit wird, sie hier in meinem persönlichen Archiv festzuhalten.

Acrobat durch JavaScript-Plugins erweitern

In Acrobat lässt sich mit JavaScripts viel erledigen: Formularfeld-Berechnungen, Aktionen beim Öffnen eines PDFs...aber auch die Programm-eigene Menüleiste lässt sich mit Hilfe von JavaScripts um weitere Befehle erweitern.

Mit einem Rechtsklick auf das Programmicon und "Paketinhalt anzeigen" sollte man entweder im Ordner Contents > MacOS oder Contents > Resources (variiert je nach Programm-Version; bei Windows-Installationen woauchimmer zu finden) einen Ordner namens "JavaScripts" finden.
Schiebt man dort passende JavaScripts rein, mit denen Acrobat etwas anfangen kann, so stehen diese nach einem Acrobat-Neustart zur Verfügung.

Einige sehr hilfreiche Skripte sind auf der Homepage der Mac Véron AG zu finden.

Meine eigenen Skripte können hier heruntergeladen werden. Das Archiv beinhaltet Folgende Skripte:

  • DoppelEinzelSeiten.js fügt im Werkzeuge-Menü die Menüeinträge Doppelseiten -> Einzelseiten (mit Beschnitt) und Einzelseiten -> Doppelseiten (ohne Beschnitt) hinzu.
    Ersteres teilt jede Seite im PDF in zwei Teile, lässt aber in Teil 1 auf der rechten Seite ein Stück von Teil 2 und in Teil 2 auf der linken Seite ein Stück von Teil 1 übrig. So kann man PDFs, die im Layoutprogramm mit der Option "Montageflächen" geschrieben wurde in Einzelseiten auftrennen.
    Der zweite Befehl geht mehr oder weniger in die andere Richtung und macht aus zwei Seiten eine Doppelseite – lässt die erste und letzte Seite allerdings unangetastet (da Titel und Rücktitel nebeneinander meist eher unerwünscht sind).
  • Eindrucke kombinieren.js hatte ich mir mal zusammengebastelt, um zwei PDFs miteinander zu kombinieren. Hat man eine Datei mit Eindrucken offen, wählt "Eindrucke kombinieren..." aus dem Werkzeuge-Menü und danach auf Anfrage ein weiteres PDF aus, so wird jede einzelne Seite im gerade offnen PDF auf das gewählte PDF gesetzt, welches idealerweise aus nur einer Seite bestehen sollte, welche dasselbe Seitenformat wie die Eindruck-PDFs hat.
    Dieses Skript musste ich mir selbst zusammenbasteln, weil die Acrobat-eigene Funktion nie zum gewünschten rip-baren Endergebnis führte.
  • Die TrimMediaBoxTools.js stellen mehrere Menübefehle in Acrobat bereit, deren Namen eigentlich für sich selbst sprechen: Trimbox einblenden, Mediabox einblenden, Cropbox einblenden,Auf Trimbox beschneiden, Trimbox-Größe anzeigen

Wichtig ist hier, dass in den Acrobat-Voreinstellungen unter JavaScript den "Menübefehlen Berechtigung zur Ausführung von JavaScript erteilt" wurde.

Preflight

Acrobat stellt standardmäßig massig Prüfprofile zur Verfügung, um das PDF auf Drucktauglichkeit & Co zu prüfen. In der Masse der Prüfprofile kann man sich verlieren.

Ich verwende hier lieber mein eigenes, das sich auf die gravierendsten Probleme für den Rollenoffsetdruck konzentriert:
Nerv' mich nur bei Bildern unter 250dpi oder im RGB-Farbraum, wenn Zeichensätze nicht eingebettet oder Sonderfarben vorhanden sind (wir drucken nur 4farbig).

Dieses Profil habe ich mit einem vorangestellten Leerzeichen benannt, dass es in der Preflight-Liste immer ganz oben steht. Alle anderen Profile haben die Kollegen mit der Auflistung irgendwelcher irrelevanten Mängel immer nur verwirrt.

Mein Profil kann man hier herunterladen

Formular-Felder

Die logische Fortführung des papierlosen Büros: Der Endnutzer tippt seine Einträge gleich ins PDF ein, statt jenes erst ausdrucken und mit Kugelschreiben ausfüllen zu müssen.
In älteren Acrobat-Reader-Versionen scheiterte alles weitere daran, dass der Endnutzer sein PDF samt Eingaben nicht abspeichern kann und doch zum Drucker greifen musste. Ob Adobe hier nachgebessert hat, weiß ich nicht, da ich irgendwann aufgegeben hatte, parallel zu Acrobat Pro noch den Adobe Reader zu installieren, um nach diesem doch eigentlich wichtigen Feature zu suchen.
So oder so ist es natürlich kein Fehler, wenn das PDF immerhin über die entsprechenden Formularfelder verfügt.

Formularfelder duplizieren

Bei Bestell-Listen bin ich als verrückt geworden: Eine Zeile Formularfelder für Anzahl und Preis erstellt, danach in die nächste Zeile kopiert, die Namen der Felder ändern müssen (weil Felder mit gleichem Namen automatisch den selben Inhalt zugewiesen bekommen)...und das dann über mehrere Zeilen hinweg.
Zufällig stieß ich darauf, dass Adobe hier doch mehr mitgedacht hatte, als ich ihnen unterstellt hätte: Markiert man eines oder mehrere Formularfelder und macht einen Rechtsklick darauf, hat man die Möglichkeit, die Formularfelder von Acrobat automatisch duplizieren zu lassen. Hierbei lässt sich ein automatischer Versatz in horizontalter und vertikaler Richtung eingeben und Acrobat nummeriert alle Felder automatisch durch, so dass diese alle unterschiedliche Namen tragen.

Tab-Reihenfolge der Formularfelder festlegen

Man sollte Acrobat nicht all zu oft updaten, denn manche Sachen sind wirklich in jeder Version anders oder an anderer Stelle zu finden oder schlichtweg nicht mehr zu finden.
An einem PDF-Formular mit popligen 6 Feldern hatte ich die meiste Zeit damit verbracht, die Tab-Reihenfolge meinen Wünschen (und der Logik entsprechend) anzupassen, so dass der Cursor bei Verwenden der Tab-Taste nicht wahllos zwischen den Feldern her springt.

In Acrobat 7 gibt es den Menübefehl Erweitert > Formulare > Felder > Tab-Reihenfolge festlegen ... ist bei mir aus unbekannten Gründen allerdings immer ausgegraut.

In Acrobat 9 wählt man den Menübefehl Formulare > Felder hinzufügen oder bearbeiten und schiebt sich die Reihenfolge in der Spalte, die links im Fenster erscheint, zurecht.
Mehrere Felder gleichzeitig nach oben unter unten schieben ist leider nicht möglich.

Acrobat X hat ja keine Menüleiste mehr. Alle vorhandenen Funktionen findet man mal hier und mal dort im Fenster, sofern ein PDF geöffnet ist.
Um die Tabreihenfolge der Formularfelder festzulegen, klickt man in der Bearbeitungsleiste des Fensters auf Werkzeuge, öffnet die Gruppe Formulare und klickt dort auf Bearbeiten.
Darauf ändert sich der gesamte Fensterinhalt rund um das PDF und man hat wie in Version 9 die Möglichkeit, die Tabreihenfolge der Felder durch nach-oben/nach-unten-schieben zu ändern. Natürlich auch hier wieder Feld für Feld und nicht mehrere Felder auf einen Schlag. Das wäre ja mal zur Abwechslung eine Verbesserung von einer Version zur nächsten gewesen.
Wie man aus diesem speziellen Bearbeitungsmodus wieder raus kommt, habe ich allerdings auch noch nicht rausgefunden.

Formularfelder auf neues Dokument übernehmen

Die Krux an Formularen, die man in Adobe Acrobat erstellt ist, dass man das zu Grunde liegende Layout vorher in InDesign erstellt hat, dann daraus ein PDF erstellt und in Acrobat mühsam Formularfelder dazu bastelt.
Dummerweise wird schon bald darauf irgendjemand Änderungswünsche haben, die einen wieder zurück zu InDesign führen.

Nun kann man alle Formularfelder des alten PDF-Dokumentes markieren und in das neue PDF-Dokument kopieren, was allerdings die Nachteile mit sich bringt, dass die Felder nicht mehr genau an der Position stehen, an der sie vorher zu finden waren und dass eventuelle JavaScripts separat in das neue PDF kopiert werden müssen.

Schneller geht es durch den Befehl Dokument > Seiten ersetzen... (fragt mich nicht, wo man das in Acrobat X ff findet):
Altes PDF öffnen, Dokument > Seiten ersetzen..., neues PDF wählen und schon hat man Formularfelder und JavaScripts mit dem neuem Layout vereint.

Aktuelles Datum

Immer wieder brauche ich im PDF ein Feld, das das aktuelle Datum (bei Öffnen des PDFs) anzeigt und immer wieder muss ich nach einem alten PDF suchen, in dem ich dieses Feature eingebaut habe.

Man erstelle mit dem Formular-Textfeld-Werkzeug ein neues Textfeld und gebe ihm den Namen "Datum". Unter dem Reiter "Format" empfehle ich das Format Datum > Benutzerdefiniert > dd.mm.yyyy

Dann im Menü unter Erweitert > JavaScript > Dokument-JavaScripts... ein neues Skript erstellen, welches folgenden Inhalt bekommt:

var datum = this.getField("Datum"); // <-- Name des erstellten Formularfeldes
var jetzt = new Date();

var tag = jetzt.getDate();
var monat = jetzt.getMonth() +1;
var jahr = jetzt.getYear() +1900;

datum.value = tag+"."+monat+"."+jahr;

Berechnetes Feld soll leer sein, wenn Berechnung 0 ergibt

Auch anschaulich am Bestellformular erklärt: Der Endnutzer muss je Produkt nur eine Anzahl eingeben und schon wird eine Endsumme berechnet. Dummerweise zeigt Acrobat im Summenfeld "€0,00" an, wenn keine Anzahl eingetragen wurde. Dies sieht unschön aus und kann über den Reiter "Validierung" unterbunden werden. Dort folgendes benutzerdefiniertes Validierungsskript eintragen:
if(event.value == 0) event.value = '';