Für mich mit meinen E-Mail-Clients immer eine simple Geschichte gewesen: Beim Absenden einer E-Mail einer von verschiedenen Absender-Adressen auswählen. So bekommt der Empfänger eine E-Mail entweder von hans.dampf@apfelz.ned, info@apfelz.ned, leckmich@apfelz.ned oder hans.dampf@myotherdomain.com

Und wenn die E-Mails der Domain apfelz.ned über Office365/Exchange (oder Microsoft365 oder wie immer das nun heißt) laufen?

Alles nicht so einfach. Zwar lassen sich mehrere Adressen als Alias für ein Postfach einrichten, so dass alle E-Mails, die an jene Adressen gesendet werden, eingehen doch ausgehend wird immer die Standard-E-Mail-Adresse verwendet. Auch wenn man denkt, man hätte im E-Mail-Client alles so verbogen, dass man mit einer anderen Adresse sendet – denkste, der Exchange-Server haut die Standard-E-Mail-Adresse drüber.

Die Lösung für dieses Problem ist (wer hätte bei Microsoft was anderes erwartet) alles andere als simpel.

Die einzige Lösung, die ich gefunden hatte (abgesehen davon, einen anderen, nicht-Microsoft-SMTP-Server zu verwenden), war ein weiteres Postfach anzulegen und mir selbst alle Berechtigungen für dieses Postfach zuzuweisen.

Voraussetzung:

• Die Domain(s) ist/sind mit Office365 verknüpft, so dass alle Postfächer bei Office365 liegen (damit fängt das beschriebene Problem ja auch an)
• Die E-Mail-Absender-Adresse, mit welcher man seine E-Mails zusätzlich senden möchte, ist noch nicht als E-Mail-Alias für das Postfach hinterlegt
• Ich habe Zugriff auf den Microsoft Exchange Admin

Im folgenden Beispiel habe ich einen Office365-User namens h.dampf@apfelz.ned mit der Absender-Adresse h.dampf@apfelz.ned und möchte aber auch E-Mails mit der Absender-Adresse info@apfelz.ned versenden (und natürlich empfangen) können.

Freigegebenes Postfach anlegen

Zuerst sicher gehen, dass im Exchange Admin unter Empfänger > Postfächer bei meinem User h.dampf@apfelz.ned im Reiter "Allgemein" unter "E-Mail-Adressen", Link "Verwalten von E-Mail-Adresstypen" nicht info@apfelz.ned auftaucht.
Die Adresse war hier zuvor wahrscheinlich mit gutem Grund hinzugefügt, so dass ich E-Mails, die an jene Adresse gesendet wurde, in meinem Postfach empfangen kann.

Dann...

Im Exchange Admin unter Empfänger > Postfächer ein neues Freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) anlegen. Hier trage ich den Namen ein, der im Absender erscheinen soll, wie auch die dazugehörige Adresse info@apfelz.ned
Alias kann leer bleiben. Diesem Postfach nun einen Benutzer hinzufügen. Benutzer hinzufügen und den eigenen Account h.dampf@apfelz.ned auswählen. ...und bestätigen. ...und bloß nicht wundern, wenn man es in Outlook nachher nicht einrichten kann.
Dauert bei Microsoft immer etwas länger. Wir öffnen nun nochmals die Einstellungen des neu erstellten freigegebenen Postfachs info@apfelz.ned und klicken entweder oben im Titel auf "E-Mail Weiterleitung" oder im Tab "Postfach" auf "E-Mail Weiterleitung verwalten"

Die E-Mails, die an info@apfelz.ned gesendet werden, sollen nämlich nicht in diesem freigegebenen Postfach landen, sondern in meinem Postfach, so dass ich die E-Mails an info@apfelz.ned und h.dampf@apfelz.ned zusammen in einem Postfach habe und nicht immer zwischen mehreren Postfächern rumspringen muss.

E-Mails weiterleiten aktivieren und den eigenen Account h.dampf@apfelz.ned auswählen.

Das sollte es gewesen sein.

In Outlook nutzen (Windows)

Das neu erstellte freigegebene Postfach sollte irgendwann mirnichtsdirnichts in Outlook auftauchen.
In diesem Beispiel taucht in der linken Spalte, in der alle Konten mit Ordnern angezeigt werden, das Konto "Hans Dampf" (bzw ein weiterer "Hans Dampf") auf. Wenn das der Fall ist, kann man eine neue E-Mail verfassen und auf das "Von"-Aufklappmenü klicken, dann "Weitere E-Mail-Adresse..." anklicken.

Danach nochmals ein Klick auf den "Von..."-Button und...

...den neu erstellten info@apfelz.ned Account auswählen.

Darauf achten, dass rechts oben die "Globale Adressliste" ausgewählt ist und nicht die "Globale Adressliste (Offline)", bei der man sich auch nach einer Stunde nicht wundern muss, dass das neu erstellte Postfach nirgends zu sehen ist.

Danach wird der Eintrag info@apfelz.ned immer im "Von:"-Aufklappmenü einer neuen E-Mail zu finden sein.

Problem: Einmal kann man auf diese Art eine E-Mail als info@apfelz.ned senden, beim nächsten Mal erscheint eine Fehlermeldung, dass ich angeblich keine Berechtigung dafür hätte.

Mögliche Lösung: Könnte vielleicht am "Cache-Modus" liegen. Ihn zu deaktivieren könnte helfen.

Eine andere Lösung ist, das freigegebene Postfach als weiteres separates Konto in Outlook hinzuzufügen. Nachteil dieser Lösung ist dann allerdings, dass gesendete E-Mails nicht in meinem Haupt-Postfach h.dampf@apfelz.ned landen, sondern im anderen Postfach info@apfelz.ned
Neue E-Mails landen weiterhin bei h.dampf@apfelz.ned, weil wir ja im Exchange Admin eine Weiterleitung aktiviert haben.

In Outlook nutzen (Mac)

Kontoeinstellungen öffnen und auf den Button "Erweitert" rechts unten klicken.

Dann im Reiter "Stellvertretungen" im untereren Feld "Zusätzlich diese Postfächer öffnen" auf das + klicken und nach Hans Dampf mit der Adresse info@apfelz.ned suchen. Diesen dann hinzufügen.

Dann sollten auch hier E-Mails wahlweise mit dem Absender info@apfelz.ned versendet werden können.